مدیران و صاحبان یک کسب و کار در کنار مسائل و مشکلات مختلفی که هر روزه باید با آن دست و پنجه نرم می‌کنند همواره نگران این هستند که راهکارهای مناسب برای ارزیابی عملکرد شرکت و کارکنان کدام است؟ شاخص کلیدی عملکرد چیست؟ چطور تشخیص دهیم در مسیر درست گام برمی‌داریم یا باید به اصلاح سیاست‌ها و عملکرد خود بپردازیم؟ با بخش وبلاگ سایت دیاکو همراه باشید.

شاخص کلیدی عملکرد

شاخص کلیدی عملکرد "Key Performance Indicator" که به کمی‌سازی میزان دسترسی یک شرکت به اهداف خود می پردازد به صورت مختصر KPI گفته می شود. با توجه با اینکه عملکرد شرکت یک مفهوم کیفی است، کمی‌سازی آن برای سنجش صحیح  بسیار مهم و تاثیرگذار است. بسته به اینکه در چه صنعتی مشغول کار هستید، می‌توانید به انتخاب یکی از شاخص‌های کیفیت عملکرد بپردازید. هر بخش از انواع KPI  بر اساس اهداف خاص کسب و کارتان به بررسی عملکرد شما می‌پردازند تا بهترین تصمیم را برای موفقیت اتخاذ کنید. مهمترین بخش بررسی شاخص کلیدی عملکرد تعریف  KPI است. اگرچه سازمان‌ها برای تدوین راهبردها و برنامه‌های کوتاه مدت و بلند مدت خود زمان زیادی صرف می‌کنند در بسیاری موارد زمان زیادی برای تعیین شاخص‌ها و ارزیابی آن صرف نمی‌کنند. این امر سنجش میزان موفقیت در دستیابی به اهداف و برنامه‌ها را دشوار می‌کند.

انواع  KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد

شاخص‌های کلیدی عملکرد دو نوع است:

1. شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان: این شاخص به صورت کلی به بررسی KPI های کلی سازمان می پردازد. این شاخص‌ها اهدافی است که کل سازمان به سمت آن حرکت می‌کند، این اهداف برای کلیه افرادی که در آن سازمان کار می‌کنند قابل درک بوده و کسب و کار باید به سمت دستیابی به آن حرکت کند.
2. شاخص‌های کلیدی عملکرد تیم‌ها: شرکت های موفق و بزرگ جهانی از مجموعه‌ای تیم موفق تشکیل شده که هر یک در راستای تحقق هدف خاصی فعالیت می‌کنند. این اهداف در نهایت به دستیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان و موفقیت آن کمک می‌کند. به عنوان مثال هرتیم می‌تواند مجموعه‌ای از اهداف داشته باشد که در نهایت به درآمدزایی و فروش بیشتر سازمان کمک می‌کند.

شاخص کلیدی عملکرد هوشمند SMART

شاخص کلیدی عملکرد هوشمند  یکی از شاخص های تاثیرگذار است که به تازگی زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرد و  از معیارهای SMART  استفاده می‌کند. ارزیابی و ارزیابی مجدد دو گام بسیار مهم در ارزیابی اسمارت است، زیرا ارزیابی مداوم شما و بررسی ارتباط آن با کسب و کارتان را ممکن کرده و کار شما را به میزان قابل توجهی ساده می‌کند.به این ترتیب اگر به هردلیلی از هدف خود دور افتادید، می‌توانید مشخص کنید این امر به سبب دست کم گرفتن اهداف رخ داده یا عامل دیگری سبب وضعیت موجود است.  درحال حاضر اغلب سازمان‌ها و شرکت‌های موفق از این شیوه برای ارزیابی عملکرد خود استفاده می‌کنند.

عوامل تاثیرگذار بر KPI

به طور کلی بررسی شاخص‌های کلیدی عملکرد باید به صورت مستمر و در بازه زمانی مشخص سنجیده شود، سپس تحلیل مدیران، سرپرستان، مشاوران و حتی تحلیلگران برداده‌ها ثبت شده و در صورت نیاز به ترمیم و تغییر راهبردها تصمیم لازم اتخاذ شود. بنابراین زمان، نظارت مستمر و نظرات کارشناسان از مهمترین عوامل تاثیرگذار بر شاخص‌های کلیدی عملکرد هستند.

شاخص‌های کل

به طور کلی شاخص‌های کلیدی عملکرد به دو بخش کمی و کیفی تقسیم می‌شوند، برای سنجش هر دو این شاخص‌ها از عدد و رقم کمک گرفته می‌شود این شاخص‌ها به هوش، تخصص و آگاهی نیاز دارد و تعیین آن‌ها می‌تواند یک کار بسیار سخت و زمان‌بر باشد. در شاخص‌های کیفی اعداد و ارقام حاصل نظرات، برداشت‌ها و عقاید شخصی است و در شاخص‌های کمی تلاش می‌شود اعداد و ارقام خالی از احساسات و نظرات افراد تعیین شود.

مراحل تعریف و محاسبه KPI

مراحل تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد عبارت است از:

• برای تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد هدف خود از کسب و کارتان را مشخص کنید. درآمد، سود، سهم بازار، جذب سرمایه‌گذار و... چه چیز برای شما در اولویت قرار دارد؟
• باید تعیین کنید که چطور قصد دارید فرآیند تحقق هدف خود را بسنجید؟
• کسانی که مسئولیت بررسی وضعیت دستیابی به هدف را بر عهده دارند شناسایی کنید. همچنین باید مشخص کنید چه بخش‌هایی از سازمان در تحقق هدف سازمان تاثیرگذار هستند و مسئول هر بخش چه شخصی است؟
• شاخص‌های تحقق هدف خود را براساس معیارهای KPI  تعیین کنید به این ترتیب به وضوح متوجه می‌شوید که در چه صورت به هدف خود دست یافته‌اید.
• بازه زمانی بررسی فرآیند تحقق اهدافتان را تعیین کنید.

ویژگی‌های برجسته شاخص کلیدی عملکرد عبارتند از:

• اولین و مهمترین ویژگی که هنگام تعریف KPI  باید به آن توجه کرد آن است که شاخص‌های شما باید قابل اندازه گیری باشد. شاخصی که نتوانیم آن را بسنجیم هدف نیست، آرمانی است که دستیابی به آن دور از ذهن است و در حد یک آرزو باقی خواهد ماند.
• ویژگی دیگری که هنگام تعریف شاخص کلیدی عملکرد باید به آن توجه داشته باشیم توجه به اهداف سازمانی است. اگر شاخص‌های ما بسیار دقیق و کمی شده باشند اما میزان تحقق اهداف را مشخص نکنند نمی‌توانند به ما کمک کنند.
• در نهایت دستیابی به موفقیت در تعیین  شاخص کلیدی عملکرد یا KPI بسیار مهم است، تمام این پروسه با هدف دستیابی به موفقیت تعریف و اجرا می‌شود در غیراین صورت صرف زمان و هزینه بیهوده خواهد بود.

ارزیابی بهتر عملکرد

به طور معمول سازمان‌ها به صورت کلی و بدون شناخت لازم یک سری شاخص‌های کلیدی عملکرد مربوط به صنعت خود را می‌پذیرند. این امر سبب می‌شود شاخص‌های کلیدی منطبق با کسب و کار آنها نبوده و تغییرات مثبت مورد انتظار شرکت محقق نمی‌شود. برای ارزیابی بهتر عملکرد لازم است ارتباطات را در نظر بگیرید، این به آن معناست که باید نخست اهداف سازمانی را درک کرده و سپس برای تحقق آن اهداف اشخاصی که مطلع باشند و بتوانند در مسیر مناسب تحقق این اهداف حرکت کنند را شناسایی کرده، بکار بگیرید. در عین حال لازم است فرآیند تعاملی مناسب برای بررسی بازخورد مدیران و کارکنان بخش‌های مرتبط که در راستای تحقق اهداف فعالیت می‌کنند را مشخص و اجرا کنید.

تصور کنید شما به بهترین شکل ممکن شاخص‌های کلیدی عملکرد یک سازمان را تعریف کردید، چطور سازمان خود را برای رسیدن به آنجا آماده می‌کنید؟ شاخص کلیدی عملکرد تنها به فرآیند جمع آوری، تجزیه و تحلیل و یا گزارش دادن اطلاعات مربوط به عملکرد یک فرد، گروه، سازمان یا سیستم می‌پردازد. آماده‌سازی سازمان برای رسیدن به موفقیت‌ها به مدیریت، سیاست‌گذاری و شیوه اجرای آن بستگی دارد، شما پس از سنجش شاخص کلیدی عملکرد می‌توانید جایگاه کنونی خود نسبت به هدف را شناسایی کنید، نیازها، نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کنید. به این ترتیب قادر خواهید بود سازمان خود را در جهت تحقق اهداف هدایت کنید. یافته‌های شاخص کلیدی عملکرد به شما کمک می‌کند برای بخش‌های مختلف و تیم‌های سازمان برنامه‌ریزی کرده و در صورت نیاز برای آن ها بودجه بیشتر، نیروی انسانی کارآمدتر و حتی مدیریت مناسب‌تر انتخاب کنید. سنجش مستمر شاخص کلیدی عملکرد نشان خواهد داد که آیا در مسیر درست حرکت می‌کنید و یا لازم است مسیر مناسب حرکت خود را باز تعریف کرده و راهکارهای جدید را سنجیده و یا انتخاب کنید.

سایر مطالب وبلاگ دیاکو را نیز مطالعه کنید.